お断りの連絡をするときはできるだけ早めにしたいところですが、
交換を決めたい方との連絡を先にとって交換が決まってから返信して問題ないと思います。
前回まで使用している例を使用して例文を作っていきます。
CさんとEさんにお取引をお願いし、キャラクターがかぶっている
AさんとDさんにはお断りの連絡をします。
Bさんと交換する場合にはFさんにお譲りが難しい旨を、
Fさんに譲渡する場合にはBさんにお断りの連絡をしましょう。

* AさんとDさんとFさんに対する返信 *

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初めましてこんばんは。お声掛けいただきありがとうございます。
及川と黒尾は他の方との交換が決まりましたので、今回はお断りさせていただきます。
せっかくお声掛けいただきましたが、良いお返事ができず大変申し訳ございませんでした。
また機会がございましたらよろしくお願い致します。
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* Bさんに対する返信 *

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初めましてこんばんは、お声掛けいただきありがとうございます。
希望数集まりましたので、今回はお断りさせていただきます。
せっかくお声掛けいただきましたが、良いお返事ができず大変申し訳ございませんでした。
また機会がございましたらよろしくお願い致します。
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お断りの言葉を伝えるので、少しニュアンスは違いますが下記の内容を伝えます。

・声掛けへの感謝
・お求めのキャラのお譲りが難しい
・お応えできない事へ謝罪
・次に機会があったらお願いします

* 声掛けへの感謝
挨拶と声掛けへの感謝を伝えます。
初めましての方には『初めまして』を上につけて『おはよう〜こんばんは』と、
『お声掛けいただきありがとうございます』というあいさつの組み合わせで大丈夫です。
もし、どうしても遅くに返信しなければならないということがあった場合は、
『夜分遅くに失礼致します』『早朝より失礼致します』等の言葉があると丁寧だと思います。
（23:00〜6:00の返信では入れたほうが良いかもしれません）

* お求めのキャラのお譲りが難しい
特にどう言ったらいいかという決まりはないのですが、
大体下記のような内容で答えておけば問題ないと思います。

・交換が決まりました
（他の方との交換が決まっているというニュアンスが含まれています。
　一般的によく使用されています）

・お譲り先が決まりました
（他の方のもとへ行くことが決まっている場合に使用します。
　譲渡の場合でも交換の場合でも使用できますが、
　譲渡でのお取引が決まっている場合によく使用されます）

・希望数集まりました
（提示された内容に対して、いくつまで集めたいか自分の中で決めていた場合に
　他の交換で集まる予定の数が希望数に達する場合には交換での募集を終了します
　というニュアンスを含む言葉として使用します）

・ご提示いただいた条件ですと難しいです。
（自分の中で何かしらルールがあり、条件に当てはまらない場合のお断りに使用します。
　学校ごとで交換をしたいと考えていたり、記号を付けたキャラクターは
　記号を付けたキャラクター同士のみ交換、譲渡は考えていないなどの時に使用します。
　※明らかな条件無視以外の場合はお断りする理由などもあるとすごく丁寧です）

お譲り先・交換・希望数に関してはキャラクター名がそれほど多くならない場合には
キャラクター名も添えると丁寧です。

* お応えできないことへの謝罪
どんなに条件違いであったとしても、声を掛けてくれているのはありがたいことです。
声を掛けてきてくれているのに、交換に応じられなかったという状況です。
一番最初に声を掛けてきてくれた人などはそれまでずっと待っていたのに断られるのですから、
自分がそうなったときのことを考えるとちょっと申し訳ないなーという気持ちになったりしませんか？
なので、希望通りの交換ができなくてすみませんということを伝えましょう。

* 次に機会があったらお願いします
Twitterでの交換はとても便利ですので、
今回で全くお取引をしないということはほとんどないと思います。
今回はご縁がなくてお取引できなかったけど、
次の機会にご縁がないとは限りませんのでまたの機会にお願いしますね！
という気持ちは伝えておきましょう！